Il Codice Privacy (Dlgs 196/03) nella regola 19 del Disciplinare Tecnico posto in allegato B
prescrive a tutti i soggetti tenuti alla redazione del DPS hanno anche l'obbligo di rivederlo e aggiornarlo entro il 31 marzo di ciascun anno. La mancata osservanza della scadenza è punita con sanzione penale.
E' quindi bene riprendere il documento prodotto l'anno scorso, verificare se ci sono variazioni da apportare e firmarlo nuovamente.
Le variazioni da considerare riguardano:
1. variazioni organizzative, ad esempio:
- costituzione di nuove banche dati, inizio di nuove attività;
- modifica del sistema informativo hw, sw , installazione di nuove apparecchiature, nuove o diverse applicazioni;
- riorganizzazioni di uffici, immissioni e uscite di personale, ridistribuzione di compiti e responsabilità;
- accentramento o esternalizzazione di attività (es: elaborazione cedolini, obblighi fiscali;
- manutenzione sistema informativo, certificazione bilanci, sorveglianza sanitaria...) oppure sottoscrizione di contratti con nuovi/ differenti soggetti chiamati a svolgere le attività esternalizzate ( es: nuovo commercialista, nuove ditte per la gestione informatica,...).
2. nuovi elementi di rischio sopravvenuti quali ad esempio quelli legati agli strumenti utilizzati come:
- nuovi computer, nuovi software, nuove tecnologie come smart card, videosorveglianza, badge, crittografia;
- nuove modalità di utilizzo ed acceso ai dati come trasmissione dei dati in rete, oppure ad eventi effettivamente verificatisi (come virus, sottrazione o perdita di dati).